Best Practices

Mettre en place une politique d'impression


5 étapes :

  •  Analyser les pratiques existantes
  •  Composition de la politique à appliquer
  •  Choisir un logiciel de gestion adapté
  •  Réaliser un suivi une à deux fois par an
  •  Faire adhérer vos utilisateurs

Analyser les pratiques existantes :

La première chose à faire lorsque vous souhaitez reprendre en main la gestion de votre parc d’impression est de réaliser un audit de ce parc. En effet vous devez savoir où vous en êtes pour décider où vous voulez aller.

Un audit a généralement pour objectif de préparer le renouvellement du parc mais cette analyse est également très importante pour la mise en place d’une politique d’impression. Elle vous permettra de faire un point sur l’ensemble de vos machines, d’effectuer des relevés compteurs, d’interroger les utilisateurs sur leurs usages et leurs besoins...

Il est possible de réaliser cet audit vous-même ou faire appel à une société spécialisée.
Sachez tout de même que l’audit est une mission chronophage qui demande des connaissances techniques sur les machines et sur les offres du marché.
 

Composition de la politique à appliquer :

La politique est unique pour chaque entreprise et va dépendre d’une multitude de facteurs.
Il est important de se poser les bonnes questions dès le départ afin de réaliser une politique cohérente globale tout en s’adaptant aux besoins des différents services. 

  • Il y a-t-il des normes à respecter dans mon secteur d’activité ?
  • Quels services ont besoin de plus de fonctionnalité sur leurs machines ?
  • Avez-vous un serveur d’impression ?
  • Quelles sont les personnes ayant accès à l’impression couleur ?
  • Empêche-t-on les utilisateurs d’imprimer leurs mails ?
  • Comment sont configurés mes logiciels métiers pour l’impression ?
  • Qui s’occupe de valider et commander pour répondre à de nouveaux besoins ?
 
Choisir un logiciel de gestion adapté :

Les logiciels de gestion d’impression permettent de gérer votre parc plus efficacement et font partie intégrante de votre politique d’impression. Les données de toutes vos machines sont centralisées grâce à ces logiciels qui permettent d’avoir une vue d’ensemble sur votre parc d’impression.

Avec ces outils, vos relevés compteurs sont mis à jour sans devoir aller aux pied de chaque machine, vous pouvez mettre en place des alertes automatiques pour les commandes de toner ou bien encore suivre vos dépenses énergétiques.

Attention cependant : ces logiciels ne sont pas forcément utiles si vous avez seulement 2 ou 3 machines. Un ratio coût/utilité est à calculer.
 

Réaliser un suivi une à deux fois par an :

Un logiciel de gestion vous fera dépenser de l’argent inutilement si vous ne réalisez pas un suivi de votre parc.
L’intérêt du logiciel est en effet de pouvoir évaluer l’impact de votre politique d’impression sur la durée. Il est donc important d’exploiter ces données une à deux fois par an au cours d’un comité de pilotage pour :

  • Analyser l’évolution de vos volumes d’impression
  • Mesurer votre impact environnemental,
  • Identifier les écarts
  • Améliorer votre ratio Noir/Couleur
  • Mesurer vos économies
  • Réaliser des préconisations pour d’éventuels changements

2 solutions pour ce suivi : vous pouvez prévoir les ressources en interne ou faire appel à un bureau d’étude qui réalisera et animera vos comités.
 

Faire adhérer vos utilisateurs :

L’adhésion de vos utilisateurs est une étape essentielle à la réussite de la démarche

Votre politique d’impression ne fonctionnera pas si les utilisateurs des machines ne voient pas l’utilité de cette politique.

Il est important de communiquer en amont sur votre approche de la situation et d’expliquer la démarche. Mettre en avant l’impact environnemental permet souvent de faire adhérer plus facilement les utilisateurs. Il est nécessaire de les tenir informés sur leurs réussites, par exemple en diffusant les comités de pilotages, pour les motiver à maintenir leurs engagements.